“Experiencia vivida en la Administración de Proyectos”
En la actualidad vemos de suma importancia seguir creciendo como profesionales y mantenerse al tanto con las nuevas tendencias del mercado; además la tecnología nos obliga como ingenieros en sistemas y futuros Administradores de Proyectos a no detenernos en adquirir conocimientos en las diversas áreas que abarcan la informática y el gerenciamiento de proyectos.
Como producto de lo anterior, nos enfrentamos a diversas situaciones a nivel global donde los mercados son más extensos y tenemos más competencia, donde sobrevivirán los más fuertes y eficientes, es ahí donde la administración de proyectos puede ayudarnos tanto al profesional como a la organización en la cual me encuentro hoy día.
Comencemos por un resumen de mi nivel de conocimiento profesional como administrador de proyectos; la experticia se centra como; Técnico en electrónica con énfasis en Telecomunicaciones, además de una ingeniería en sistemas de información, la mayor parte de mi experiencia laboral en proyectos se destacó dentro del área del conocimiento de recurso humano, actualmente me desempeño en la organización y coordinación del departamento del área técnica. Antes de hacer la coordinación del departamento técnico, estuve ejerciendo labores de administración de proyectos, esto alrededor de 1 año sin tener las bases requeridas.
Ahora entiendo la importancia de contar con un correcto PMO en una organización ya que considero que la misma al iniciar debe establecer los lineamientos a seguir en la administración de proyectos.
En su momento la organización tomo la decisión de establecer un PMO pero no hubo tiempo necesario para establecer las normas y directrices bajos las cuales se enfocaría dicha oficina.
Como primera experiencia en proyectos este fue un proyecto tanto a nivel personal como de organización, consistió en la migración de un sistema de comunicaciones para una empresa, el cual tenía una afectación de operación regional de 1300 usuarios, este era un proyecto de suma importancia para nuestra organización. En su momento recuerdo que el cliente me solicitaba información de la cual no tenía manejo, por lo cual empecé a investigar en el internet y encontré mucha ayuda la cual fue muy útil; al final del mismo logré salir adelante con dicho proyecto. Se presentaron situaciones difíciles que en su momento fueron resueltas.
En los siguientes proyectos ya tenía una idea de lo que involucraba la dirección de proyecto y todas las situaciones difíciles que había experimentado en mi primer proyecto; las cuales fueron mis primeras lecciones aprendidas como Administrador de Proyecto.
Después de haber tenido la experiencia de administrar proyectos, me fije como objetivo personal tomar un curso o carrera en la Administración de Proyectos ya que no solo dicha profesión ayuda a crecer como profesional sino también en la vida personal del día a día. Considero que después del conocimiento adquirido en este curso, mi experiencia personal no estuvo ni cerca de las mejores prácticas que hace referencia el PMBook.
Ante esta situación el PMBook nos plantea los aspectos en los cuales un PM debe fundamentar y basar sus proyectos para así tener un mejor control del tiempo-costo-alcance.
Si fundamento mis proyectos con base en el control del tiempo-costo-alcance según el PMBook, debo concluir que los primeros distaban de lo que la teoría mencionaba. Existía completo desconocimiento de las áreas del conocimiento y los procesos que las mismas involucraban.
Puedo asegurarles que, aunque no tenía el conocimiento teórico, en lo personal mantenía mucha comunicación con todas las partes utilizando emails, conferencias telefónicas, esto para dar seguimiento y avance de los mismos.
El propósito y objetivo personal que tenía en cada proyecto era que el cliente debía quedar satisfecho que los trabajos y labores desarrolladas, sin importar el costo y tiempo.
A partir de lo expresado anteriormente me propongo mejorar todos aspectos en los cuales puedo crecer como futuro profesional en el área de Administración de Proyectos. Siempre van a existir cosas por mejorar y seguir afinando, considero que debo mejorar y fortalecer mi liderazgo en los proyectos que tengo participación, también aprender a delegar y tener plena confianza en el grupo de trabajo.
La confianza es fundamental para dar oportunidades a las personas, de eso pueden surgir grandes aportes y mucha motivación a los participantes, esta es un característica que debe tener un líder; teniendo en cuenta lo que dice esta frase que encontré en la internet la cual es muy sabia “Ser líder no significa manejar a las personas ejerciendo un poder ya sea otorgado por el escalafón u otorgado por alguna otra naturaleza. Sino tener la integridad para poder conducir el grupo hacia los objetivos previstos. Es importante recordar que se puede tener poder sobre el grupo pero no por ello lograr su liderazgo.”
Todo líder debe buscar una forma apropiada de incentivar y motivar al recurso humano por los logros alcanzados en los proyectos, como resultado vamos a tener personal con más disposición en cada proyecto.
Otro punto importante que pienso tomar con mayor responsabilidad es el desempeño, lo cual debo de empezar ahora mismo a poner en práctica todo el conocimiento adquirido hasta el momento, para así conseguir y cumplir con los objetivos de los proyectos, sin que estos sean un dolor de cabeza cada día.
De verdad tengo mucho camino que recorrer y más aún cosas por mejorar solo el tiempo y las horas de administración de proyecto me dará todo el conocimiento necesario para lograr un adecuado y correcto, tiempo-costo-alcance deseado, haciendo uso de todas la herramientas que facilitan el gerenciamiento de un proyecto.
Otros aspectos relevantes que debo incorporar, es llevar un mejor control de los costos de los proyectos, ya que hoy en día los márgenes de ganancia en los proyecto se han reducido, esto debido a la apertura de los mercados gran cantidad de competencia, donde el precio es quien marca y fija a quien se le entrega la responsabilidad de un proyecto, por ende hay que ser más rápidos y mejores administradores del tiempo y costos para tener resultado muy positivos.
Un detalle importante que debo rescatar y sumar dentro de mi desempeño es cultivar las relaciones con los clientes, ya que he notado que cuando se trabaja como un solo equipo (cliente-proveedor), se obtienen mayores beneficios, una alianza comercial, un posicionamiento con el cliente donde se establece una fuerte relación, lazo de confianza y colaboración mutua, lo cual repercutirá en la obtención de futuros proyectos y negocios.
Después de haber revisado los aspectos personales por mejorar, creo que lo que debe de madurar la organización son los siguientes puntos:
Como parte de la mejoras, hay que realizar un alto en el camino y formar un departamento de PMO con personal calificado, pero no es solo conformar dicho departamento, sino establecer las normas bajo las cuales los PM deberán trabajar con el fin de poder estandarizar todos los proyectos y obtener resultados positivos en cada uno de los mismo.
También la organización debe apoyar en todo lo que requiera el departamento de PMO porque este consumirá recursos tecnológicos que facilitaran la administración.
Ustedes como lectores de este ensayo ¿Como creen que pueden ayudar a la organización a fortalecer el compromiso con el departamento de PMO?
¿Cuál es el comportamiento del mercado en el que se encuentran sus organizaciones con respecto al gerenciamiento de proyectos. ¿El gerenciamiento de proyectos en su organización marca algún tipo de diferenciación con la competencia?
¿La organización conoce la responsabilidad y las funciones de un PM?
Como personas y organizaciones responsables debemos estar continuamente reflexionando sobre estas y otras preguntas para alcanzar el éxito y como lo hace ver el PMBOOK y los diferentes autores.
Nunca es tarde para empezar a realizar pequeños cambios, los cuales marcarán el inicio del camino que nos llevará a encontrarnos con el éxito, que este será tanto a nivel personal como de toda la organización, porque trabajamos para un objetivo común. “LOGRAR SER PERSONAS EXISTOSAS Y CONTAR CON PROYECTOS EXITOSOS”
Está en nuestras manos el poder seguir por la vida sin realizar cambios y quedarnos en un conformismo lleno de mediocridad, pudiendo disfrutar de grandes cosas como lo es triunfar en la vida. Estará ahí la base del cambio, para regresarle a la organización todo el apoyo y esfuerzo que nos ha dado en todos estos años.
Bibliografía
Administración de Proyectos Virtudes de un líder de Grupo.
Buen día Eduardo,
ResponderEliminarMuy interesantes tus experiencias en administración de proyectos en tu rama de Ingeniería de Sistemas, particularmente tu profesión y los proyectos que se manejan en ella son realmente riesgosos por los rápidos cambios tecnológicos, ustedes en los proyectos deben jugar con el tiempo y el alcance como factores importantes para ser exitosos. Te lo digo por mi experiencia empresarial, los proyectos que he obervado de tecnología informática generalmente fracasan porque no se dimensionan bien el alcance y los clientes piden y piden mas desarrollos y los proyectos se vuelven sin un fin, otros factor es que se demoran mucho en generar un desarrollo o en adquirir tecnología informática y cuando se terminan los proyectos los entregables ya son obsoletos y se pierde todo el esfuerzo emprendido.
Veo que como factores a incorporar tienes la competitividad y las buenas relaciones con los involucrados y esto es básicamente lo que logra no incurrir en estos errores expuestos.
Me parece muy interesante tu aporte con este ensayo, se que con lo que comentas aportarás mucho valor a tu Organización.
Saludos,
Juan Gabriel Galvis
Saludos Eduardo
ResponderEliminarConcuerdo con Juan en cuanto a que en tu rama de trabajo los proyectos pueden ser muy riesgosos, pues lograr plasmar lo que quiere el cliente puede ser difícil, lo que afecta todas las fases de un proyecto, su alcance, su costo, el tiempo de ejecución e incluso su calidad.
Entiéndase que calidad no quiere decir bueno o malo sino entregar un producto que cumpla con las especificaciones solicitadas, ni más ni menos.
Me parece que el que en tu organuzación estén implementando una PMO es una gran oportunidad para vos de crecimiento personal y profesional y estoy seguro de que la maestría te dará muchas herramientas muy útiles para lograr proyectos exitosos.
Saludos.
Hola Eduardo!
ResponderEliminarGracias por compartir tus experiencias. Definitivamente los proyectos en ámbitos tecnológicos son bien enredados! Tuve la oportunidad de ser parte de un proyecto en el que se iba a migrar todo un proceso de una departamento de una caja de SAP a otra. Se hicieron pruebas, simulaciones y a pesar de eso cuando se puso a correr había innumerables cosas que ajustar. Así que eres muy valiente…jejeje =)
Vieras que yo he estado pensando también en cómo hacer que la organización valore el trabajo de una PMO y entre las sugerencias que se me ocurrieron está el comunicar y celebrar como organización los logros de la PMO, para que todos se sientan involucrados, es como mercadear internamente este departamento de tal manera que poco a poco se entienda la función tan importante que tiene. Claro está en que depende también de la empresa en la que trabajes, no sé si es una empresa cuyas utilidades se generan de solo proyectos o si los proyectos son parte de una cadena de valor distinta. Definitivamente los proyectos hacen toda la diferencia en cuanto al valor competitivo de una empresa, la reinventan y la refrescan.
Buenas Eduardo
ResponderEliminarSin duda alguna me identifico con tu experiencia vivida con clientes o usuarios, me parece que nosotros como ingenieros de sistemas algunas veces nos cuesta entender cuáles son las necesidades, expectativas y deseos que esperan los clientes de un producto o servicio, es precisamente ahí donde nosotros como directores de proyectos debemos gestionar de manera correcta las expectativas de cada uno, además la resolución que le pudiste dar a dicha situación sin duda alguna es una lección aprendida para proyectos que dirijas en el futuro. La Construcción de la PMO en tu empresa definitivamente te ayudara en la gestión de tus proyectos con respectos a estándares, herramientas y metodologías.
Saludos cordiales
Buenas noches Eduardo:
ResponderEliminarEstoy de acuerdo con los compañeros en el sentido que, gracias al avanza tan acelerado de la tecnología y en especial la informática, sus proyectos son de alto riesgo.
En lo personal he solicitado programas y me ha costado mucho encontrar software que se ajusten a mis necesidades, o duran mucho en entregarlos, o no me entendieron o sin precios muy elevados.
En cuanto a tu comentario respecto a ser líder, creo que es un factor importante y muy acertada tu definición.
La creación de una PMO, es de gran impotencia para cualquier empresa, ya que le ayuda a madurar a la organización para ser más competitiva y de mayor excelencia.
Buenas noches Eduardo: Gran parte de los proyectos que ejecutamos en nuestra organización son de indole teccnologico desde la estructuracion de un nuevo producto o servicio o un cambio en el core de negocio. Estos proyectos tienen otras caracteristicas en el sentido que por mucho que tu quieras mantener el alcance es dificil, ya que por lo regular los usuarios piden más cada vez. Definitivamente tener una PMO les ayudara a estandarizar herramientas y tecnicas para por ejemplo estimar duraciones y recursos con mas precisión, entre otros temas que son imprescindibles en este tipo de proyectos.
ResponderEliminarSaludos
Rosa Ximena A
Que tal Eduardo.
ResponderEliminarVeo que no soy el único al que le ha impactado la materia de este primer curso.
Efectivamente, cuando inicie en el área de proyectos, también viví constantemente la presión por completar el proyecto sin importar el costo y el tiempo. En ese tiempo, esta era la prioridad número uno. La empresa para la que laboraba, no contaba con el conocimiento necesario para llevar a cabo los proyectos de manera eficiente.
Es muy reveladora la información con la que ahora contamos, en el cual podemos relacionar múltiples experiencias en el área de proyectos. El uso de la triple restricción (Costo-tiempo-alcance) es una herramienta que ahora es muy evidente.
Manuel Serrano
Eduardo
ResponderEliminarComo le escribía a Goering en su blog, la conciencia que desarrollamos profesionalmente nos permite darnos cuenta de nuestras áreas de oportunidad y es la diligencia la que nos lleva a querer cerrar esas brechas.
Creo que tu experiencia no escapa a esa verdad y afortunadamente encuentras, al igual que yo, un campo profesional que te permite sembrar en tierra fértil para luego cosechar muy buenos resultados.
Espero que el conocimiento que vayamos alcanzando te permite continuar cosechando éxitos.
Saludos,
Buenas noches Eduardo
ResponderEliminarMe doy cuenta de que también te ha pasado lo mismo en cuanto a la necesidad de buscar un estudio mayor de lo que a administración de proyectos se refiere, aún así se nota que tienes experiencia basta en la administración.
Creo en el punto que tocas con respecto a terminar el proyecto satisfaciendo las necesidades del cliente es lo más importante, entiendo que existió esfuerzo de más en cuanto a costos y de tiempos de su parte, pero estoy seguro que son elementos que se van a corregir pronto conforme lo vayamos estudiando.
Saludos,
En efecto, los diferentes y constantes avances, las necesidades y requerimientos de una población cambiante e implacable en función de su entorno, y muchas otras demandas; en términos generales incrementarán de manera significativa el flujo de operaciones en cualquier organización, y por ende la exigencia a los diferentes métodos administrativos implementados para cada caso; y respondiendo a una de las preguntas que plantea “¿Cómo creen que pueden ayudar a la organización a fortalecer el compromiso con el departamento de PMO?, en términos muy generales y entre muchos otros aspectos, considero que algo fundamental se encuentra en integrar los procesos, recursos y alcance, como tarea primordial, no de una organización, sino de cada individuo que la conforma, y cada uno de los cuales como mínimo, deberá contar con un conocimiento básico y de aplicación en términos de gerencia, pero que éste sea generalizado y contribuya realmente a la acción de un grupo centralizado de trabajo.
ResponderEliminarhola eduardo, muy interesante su ensayo, por sobre todo porque tienes un plantel donde poner en uso los conocimientos adquiridos, definitivamente, una oficina de PM es necesario si se van a descatar en proyectos y sobre todo si los proyectos son los que estan a la orden del dia al menos en el area donde laboras por cierto es bueno crear una costumbre en las personas que estan laborando contigo, sobre las mejores practicas del PM por cierto al igual que tu me di cuenta de la importancia de medir las primeras tres variables importantes en administracion de proyectos, el costo-alcance y presupuestos, y es bueno pasar esa cultura a las personas que estan laborando contigo, tambien me gusto la frase que indicaste sobre liderazgo, no es aquel que todo el mundo obedece sino que encauza a los suyos a los objetivos programados o previstos, y definitivamente estoy muy de acuerdo contigo en eso porque siempre habra gente que ejercera influencia pero pocos que alcanzaran con los suyos, los objetivos previstos finalmente con respecto a su pregunta en relacion a si la organizacion conoce la importancia de PMO algunas si otras no y los que si las conocen, en definitivamente son las que tienen mas exitos en sus planes, programas y proyectos.
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