Cuando se aborda el tema de la comunicación en la Administración de Proyectos, usualmente nos llegan mensajes como los siguientes:
“El gerente de proyecto tiene que dedicar 90% de su tiempo a comunicarse con todos los involucrados en el proyecto”.
“El gerente de proyecto no sólo tiene que tener habilidades técnicas, sino que también habilidades de comunicación”.
“El gerente de proyecto debe administrar, controlar, pero por sobre todo comunicar y comunicarse”..
Cuando las leemos esto, pensamos: “¿Entonces el gerente de proyecto tiene que ser alguien simpático, con carisma, con habilidades políticas?” “Oh no, tendré que convertirme en Político? “
Para resolver esta duda y comprender el proceso de la Comunicación en la Administración de Proyectos, nos avocamos a analizar y comparar la Gestión de las Comunicaciones del Proyecto desde la perspectiva del libro “Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos” (Guía del PMBOK) publicada por el Project Management Institute (PMI) [PMBOK] y el libro “Director Profesional de Proyectos: cómo aprobar el PMP sin morir en el intento” de Pablo Lledó.
Si bien es cierto que la estructura de ambos libros es similar, en el caso del capítulo 10, Pablo Lledó aborda los cinco procesos de Gestión de las Comunicaciones que presenta el PMBOK, pero sin desarrollarlos.
Ambos coinciden en que la Gestión de las Comunicaciones del Proyecto
consiste en la generación, recopilación, distribución, almacenamiento, recuperación y disposición final de la información del proyecto y se divide en 5 procesos principales, cada uno con una serie de herramientas para convertir las entradas (requisitos) en salidas (entregables de cada proceso).
En la fase de iniciación del proyecto se definirá la matriz de interesados y las relaciones que se deben establecer con cada uno para poder influenciar en ellos para los intereses del proyecto.
2 Planificar las comunicaciones:
Durante la planificación del proyecto se definen las necesidades de información de cada uno de los interesados y la manera de abordar la comunicación con cada uno de ellos, en el formato adecuado, en el momento justo y con el impacto apropiado. El resultado del proceso será el Plan de Gestión de las Comunicaciones donde se definirá como se realizará la comunicación del proyecto, estableciendo responsabilidades, formatos, medios, destinatarios y recursos.
3 Distribuir la información:
Es el proceso mediante el cual se pone a disposición de los interesados la información que requieren de acuerdo a lo definido en el plan de gestión de la comunicación.
El resultado del proceso son notificaciones a los interesados, presentaciones del proyecto, informes de desempeño y retroalimentación de los interesados a los miembros del equipo de proyecto.
4 Gestionar expectativas de los interesados:
Este proceso consiste en aplicar la estrategia de gestión de interesados para comunicarse (efectivamente) y trabajar en conjunto con ellos para solventar sus necesidades. El resultado del proceso son solicitudes de cambio, actualizaciones a los diferentes planes subsidiarios del proyecto, a la estrategia de gestión de interesados, al registro de incidentes y de interesados.
5 Informar desempeño:
Este proceso consiste en recopilar y distribuir la información del desempeño del proyecto, incluyendo informes de estado, mediciones de avance y proyecciones.
Voviendo a la pregunta: el gerente de proyecto tiene que ser alguien simpático, con carisma, con habilidades políticas? En realidad cuando decimos que el gerente del proyecto debe tener habilidades de comunicación, nos referimos a comunicación en dos dimensiones: la primera comprende a la comunicación formal e informal, la segunda comprende a la comunicación oral y escrita. Estas cuatro combinaciones posibles nos definen aproximadamente qué tiene que hacer el gerente de proyecto en materia de comunicación.
1. Comunicación formal-escrita: el gerente de proyecto debe ser capaz de redactar documentos en forma clara y comprensible. También debe revisar y elaborar los documentos elaborados por su equipo. Y cuando decimos “documentos”, nos referimos a documentos electrónicos para entregar a patrocinadores, cliente o cualquier otro involucrado en el proyecto, nos referimos a presentaciones acerca de un tema del proyecto, memos, minutas de reuniones, etc. Y cuando decimos “saber redactar” nos referimos a elaborar oraciones claras y concisas, no tener faltas de ortografía, utilizar correctamente las reglas de gramática.
2. Comunicación formal-oral: el gerente de proyecto debe tener la habilidad de presentar un tema oralmente ante una audiencia de involucrados en el proyecto – presentar el avance del proyecto a los patrocinadores, presentar issues, incidentes, problemas del proyecto, presentar temas especiales ante su equipo con la finalidad de involucrarlos y solucionar problemas. Dentro de la comunicación formal-oral también se encuentra la habilidad de coordinar reuniones efectivas.
3. Comunicación informal-escrita: el gerente de proyecto debe saber hacer buen uso de las últimas tecnologías para la comunicación escrita, sobre todo si el equipo del proyecto está disperso en diferentes edificios, ciudades o países. Mensajes de email, mensajería instantánea y otros medios tecnológicos: esta es la comunicación informal-escrita en un proyecto.
4. Comunicación informal-oral: charlar con su equipo en los pasillos más allá de dialogar en las reuniones formales, recopilar información caminando por la oficina, sostener reuniones informales, comidas, salidas con cualquier grupo e involucrados – todas estas son también formas de comunicación, a veces las más efectivas. Estos contactos sirven para crear una atmósfera de trabajo cómoda y productiva, para construir equipos y sobre todo para obtener información, feedback u opiniones acerca del proyecto.
En conclusión: es muy bueno si el gerente del proyecto es simpático, tiene carisma, “es un político”, pero el plano comunicativo en un proyecto requiere de estas cuatro combinaciones para que todo salga bien, para que la información fluya libremente hacia adentro y hacia afuera del proyecto. Si el gerente del proyecto conoce estos cuatro tipos de comunicación y tiene habilidades para desarrollar cada uno de ellos, obtendrá compromiso con el proyecto, identificación y participación de todo el equipo, patrocinadores y accionistas en general. Esto sin duda contribuirá al éxito del proyecto.
Mapa Conceptual
Bibliografía
• LLEDO, Pablo. (Ed.). (2009) Director Profesional de Proyectos: como aprobar el PMP sin morir en el intento. (2a ed) Victoria, BC, Canadá: el autor 2009.
• PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE (2008). Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (Guía del PMBOK) (4to ed) Pennsylvania, USA: PMI, 2008.
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